نظام الصادر و الوارد

تعريف بالنظام

يُعنَى نظام الاتصالات الإدارية (Docs-E (بإدارة المعاملات الغير نمطية والواردة من الجهات الخارجية (الوارد العام) بجميع أنواعه (العادي وَالبرقي, ...الخ) وَكذلك تسجيل المعاملات التي تُنشؤها الإدارات والأقسام الداخلية (المنشأ الداخلي), وَمتابعة حركات المعاملات وَالاستعلام عنها وَتصديرها إلى أن يتم إنهاؤها سواءً بالحفظ أو كصادر عام. كما يتيح النظام مجموعة من الاستعلامات وَالتقارير وَالإحصائيات التي تساعد في تسريع وَتسهيل وَمتابعة إنجاز العمل على كافة المستويات

الجهات المستفيدة من النظام

الجهات الحكومية, و الشركات و المؤسسات الخاصة,اللجان , الجمعيات الخيرية , المستشفيات,المصانع, البنوك, وغيرها, حيث يُمَكِن النظام الجهات المستفيدة من متابعة العمل بشكل دقيق و بكل سهولة و يسر على جميع المستويات سواء كانت فروع أو إدارات أو أقسام أو حتى موظفين

مميزات النظام التشغيلية

  • إمكانية إنشاء هيكل تنظيمي آلي للمنشأة مثلاً (الجهة و فروعها و إداراتها و اقسمها).
  • تعامل النظام مع أصل وَصور المعاملات
  • إمكانية تعامل النظام مع المعاملات ذات الطابع السري بطريقة مُبتكرة
  • إنشاء معاملات الوارد العام القادم من جهات خارجية
  • استلام الوارد العام القادم من الفروع إلى الجهة و العكس
  • إمكانية تصنيف المعاملات تصنيفات عامة أو مفصلة
  • إمكانية تسجيل بيانات وافية عن الأشخاص أصحاب العلاقة بالمعاملة
  • إمكانية البحث ببيانات المراجعين و استعراض المعاملات الخاصة بهم
  • إمكانية نسخ بيانات المراجعين إلى معاملات أخرى دون تكرار إدخالها مرة أخرى
  • إمكانية إضافة مرفقات للمعاملة بطريقة تفصيلية توضح مرفقات كل إدارة أو موظف على حده
  • إمكانية إضافة إجراءات على المعاملة بطريقة تفصيلية توضح الإجراءات الخاصة بكل إدارة أو موظف على حده
  • إمكانية تصدير معاملات الصادر العام
  • إمكانية إنشاء معاملات جديدة (الصادر الداخلي).
  • إمكانية إحالة المعاملات إلى إدارات داخلية
  • إمكانية إحالة المعاملات إلى موظف داخل الإدارة
  • إمكانية دمج المعاملات
  • إمكانية فصل المعاملات
  • إمكانية ربط المعاملات ذات الصلة مع سهولة استعراض المعاملات ذات الصلة

تقارير وَإحصائيات النظام

تعتمد جميع التقارير وَالاستعلامات وَالإحصائيات على الهيكل التنظيمي الموجود، وَغالباً ما تحتوي التقارير وَالاستعلامات والإحصائيات على نموذج متغيرات خاص، حيث تتم طباعة البيانات بناءاً على المتغيرات التي يحددها المستخدم، وَفيما يلي سرد لنماذج التقارير وَالإحصائيات

  • استعلام عام عن المعاملة
  • استعلام عن مجموعة معاملات خلال فترة زمنية محددة
  • استعلام عن حركة معاملة
  • كشف تسليم المعاملات
  • كشف تسليم معاملات الصادر الخارجي
  • كشف تسليم معاملات الصادر الداخلي
  • المعاملات الواردة من جهة معينة
  • المعاملات الصادرة إلى جهة معينة
  • أماكن تواجد المعاملات
  • إحصائية عدد المعاملات الواردة وَالصادرة حسب الجهة
  • إصدار تذاكر المراجعة
  • كشف المعاملات المسددة و غير المسددة
  • بيان بالمعاملات المدخلة حسب مدخلي البيانات